Polskie firmy budowlane coraz częściej realizują kontrakty na rynku niemieckim. Zlecenia te bywają bardzo opłacalne, jednak wiążą się także z obowiązkami podatkowymi, o których wielu przedsiębiorców dowiaduje się dopiero po rozpoczęciu współpracy z niemieckim kontrahentem. Jednym z kluczowych dokumentów, który umożliwia uniknięcie niepotrzebnych potrąceń finansowych, jest Freistellungsbescheinigung – zaświadczenie o zwolnieniu z podatku budowlanego. Zrozumienie zasad jego działania to podstawa bezpiecznego i rentownego prowadzenia działalności za Odrą.

Czym jest Freistellungsbescheinigung?

Freistellungsbescheinigung to oficjalne zaświadczenie wydawane przez niemiecki urząd skarbowy (Finanzamt), które potwierdza, że dana firma jest zwolniona z obowiązku potrącania tzw. podatku budowlanego (Bauabzugssteuer). W praktyce oznacza to, że niemiecki kontrahent nie ma obowiązku odprowadzania 15% wartości każdej faktury do urzędu skarbowego w imieniu zagranicznego wykonawcy.

Bez tego dokumentu każda firma wykonująca prace budowlane na terenie Niemiec jest automatycznie objęta potrąceniem, a 15% należności zostaje przekazane bezpośrednio do urzędu skarbowego. Oznacza to, że przedsiębiorca otrzymuje o 15% mniej za swoją usługę – co przy dużych kontraktach może stanowić poważny problem z płynnością finansową.

Dlaczego Freistellungsbescheinigung jest niezbędny?

Dla polskich firm budowlanych dokument ten ma ogromne znaczenie. Jego posiadanie pozwala na:

• otrzymywanie pełnego wynagrodzenia bez potrąceń,
• ułatwienie współpracy z niemieckimi kontrahentami, którzy wymagają dowodu legalności podatkowej,
• utrzymanie pozytywnego wizerunku solidnego i wiarygodnego partnera biznesowego,
• uniknięcie czasochłonnych procedur odzyskiwania potrąconego podatku w późniejszym terminie.

W praktyce większość niemieckich firm w ogóle nie zleci prac podwykonawcy z zagranicy, który nie przedstawi ważnego zaświadczenia o zwolnieniu z podatku budowlanego.

Kogo dotyczy obowiązek posiadania Freistellungsbescheinigung?

Obowiązek dotyczy wszystkich firm budowlanych spoza Niemiec, które wykonują usługi budowlane lub montażowe na terytorium Niemiec. Dotyczy to zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i małych polskich działalności gospodarczych, a także podwykonawców działających w ramach łańcucha dostaw.

Nawet w przypadku krótkotrwałych zleceń – np. montażu, remontu czy drobnych prac instalacyjnych – urząd skarbowy może wymagać przedstawienia zaświadczenia.

Nie ma znaczenia, czy firma ma w Niemczech zarejestrowany oddział, czy jedynie realizuje tam kontrakty. Sam fakt świadczenia usług budowlanych na niemieckim terytorium automatycznie rodzi obowiązek podatkowy w zakresie Bauabzugssteuer.

Jak uzyskać Freistellungsbescheinigung krok po kroku?

Uzyskanie dokumentu nie jest skomplikowane, ale wymaga staranności i znajomości niemieckiej procedury podatkowej. Poniżej przedstawiono etapy, które musi przejść każda polska firma budowlana:

1. Wybór właściwego urzędu skarbowego (Finanzamt)

Pierwszym krokiem jest ustalenie, do którego niemieckiego urzędu należy skierować wniosek. W większości przypadków właściwy jest urząd według miejsca wykonywania usług, jednak jeśli firma realizuje zlecenia w różnych landach, właściwość ustalana jest centralnie – dla zagranicznych przedsiębiorców zazwyczaj w Finanzamt w Cottbus lub Berlinie.

2. Przygotowanie wniosku

Wniosek o wydanie Freistellungsbescheinigung musi zawierać:

• dane firmy (pełna nazwa, adres, numer NIP i REGON),
• informacje o zakresie działalności,
• opis planowanych prac w Niemczech,
• numery identyfikacji podatkowej (zarówno polskiej, jak i ewentualnej niemieckiej),
• dane osoby upoważnionej do kontaktu.

Wniosek można złożyć w formie papierowej lub elektronicznej, w zależności od wymogów konkretnego urzędu.

3. Dołączenie niezbędnych dokumentów

Do wniosku należy dołączyć załączniki potwierdzające, że firma działa legalnie i terminowo rozlicza się z zobowiązań podatkowych. Wymagane są m.in.:

• zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,
• dokument potwierdzający numer identyfikacji podatkowej,
• potwierdzenie braku zaległości podatkowych w Polsce,
• kopia ostatniego zeznania podatkowego,
• w przypadku spółek – aktualny odpis z KRS.

Często urząd może poprosić również o tłumaczenia dokumentów na język niemiecki, wykonane przez tłumacza przysięgłego.

4. Weryfikacja przez urząd skarbowy

Po złożeniu wniosku urząd skarbowy w Niemczech analizuje sytuację podatkową firmy. Weryfikowane są między innymi:

• historia rozliczeń podatkowych,
• wiarygodność przedsiębiorstwa,
• legalność działalności na terenie Polski i Niemiec.

Pozytywna ocena skutkuje wydaniem dokumentu Freistellungsbescheinigung, który jest przesyłany pocztą na adres wnioskodawcy.

5. Ważność dokumentu

Zaświadczenie o zwolnieniu z podatku budowlanego jest wydawane na czas określony – zazwyczaj na 12 miesięcy. Po upływie tego okresu należy złożyć wniosek o jego przedłużenie.

Ważne jest, by zawsze mieć aktualny dokument, ponieważ po jego wygaśnięciu kontrahenci znów będą zobowiązani potrącać 15% podatku.

Co się dzieje, gdy firma nie ma Freistellungsbescheinigung?

Jeśli polska firma nie przedstawi niemieckiemu kontrahentowi ważnego zaświadczenia, ten ma obowiązek potrącić 15% wartości faktury i przekazać ją do Finanzamt.

Co prawda możliwe jest późniejsze odzyskanie tej kwoty, ale procedura jest czasochłonna, wymaga złożenia wniosku o zwrot i przedstawienia wielu dodatkowych dokumentów. W praktyce odzyskanie potrąconego podatku może zająć wiele miesięcy, dlatego zdecydowanie korzystniej jest wcześniej uzyskać Freistellungsbescheinigung.

Jakie są korzyści z posiadania Freistellungsbescheinigung?

Korzyści płynące z posiadania tego dokumentu są wielowymiarowe:

• pełna kwota wynagrodzenia wpływa na konto firmy,
• brak konieczności angażowania się w długie procedury zwrotu,
• większa wiarygodność wobec partnerów biznesowych w Niemczech,
• prostsze rozliczenia i lepsze zarządzanie płynnością finansową.

Dodatkowo, wiele niemieckich firm wymaga przedstawienia Freistellungsbescheinigung jeszcze przed podpisaniem umowy. Posiadanie dokumentu może więc decydować o otrzymaniu intratnego kontraktu.

O czym warto pamiętać?

• Freistellungsbescheinigung dotyczy wyłącznie usług budowlanych, montażowych i instalacyjnych – nie jest wymagane w przypadku innych branż.
• Dokument powinien być odnawiany regularnie – najpóźniej na kilka tygodni przed wygaśnięciem poprzedniego.
• Wszystkie kopie dokumentu należy przekazywać kontrahentom przed wystawieniem faktury.
• Urząd może odmówić wydania zaświadczenia, jeśli firma ma zaległości podatkowe w Polsce lub Niemczech.

Dbałość o aktualność dokumentu i poprawność formalną wniosków to klucz do bezproblemowej działalności na rynku niemieckim.